2024 엑셀 용량을 줄이는 7가지 효과적인 방법은?

엑셀 용량 줄이는 방법 알아보기

엑셀은 현대 비즈니스 및 개인 생활에서 가장 널리 사용되는 스프레드시트 프로그램 중 하나입니다. 하지만 많은 사용자들이 경험하듯이, 엑셀 파일의 용량이 너무 커져서 처리 속도가 느려지거나, 파일을 공유하거나 저장하는 데 어려움이 발생하는 경우가 있습니다. 이번 포스트에서는 엑셀 용량 줄이는 방법 알아보기라는 주제로 엑셀 파일의 용량을 효과적으로 줄이는 다양한 방법을 상세히 살펴보겠습니다.

1. 엑셀 파일 압축하기

엑셀 파일의 용량을 줄이는 가장 기본적인 방법 중 하나는 압축입니다. 압축을 통해 파일 크기를 줄일 수 있는 대표적인 방법으로는 그림 압축, 잘못된 서식 제거, 불필요한 시트 삭제 등이 있습니다. 각 방법에 대해 자세히 알아보겠습니다.

1.1 그림 압축하기

엑셀 파일에는 종종 이미지가 포함되어 있습니다. 하지만 이 이미지들은 파일 크기를 급격하게 증가시킬 수 있습니다. 그림을 압축하는 방법은 다음과 같습니다:

압축할 그림을 선택한 후, 그림 도구 탭에서 압축 이미지 옵션을 클릭합니다.
압축 이미지 대화 상자에서 원하는 압축 옵션을 설정합니다.
적용한 후 적용 버튼을 클릭하여 압축을 완료합니다.

아래는 이미지 압축 전후의 파일 크기를 비교한 표입니다.

상태	파일 크기
압축 전	5 MB
압축 후	2 MB

이처럼 그림 압축은 파일 용량을 효과적으로 줄일 수 있는 방법입니다. 압축 후 남은 이미지를 확인할 수 있고, 필요에 따라 압축 비율을 조정할 수 있습니다.

1.2 잘못된 서식 제거하기

엑셀 파일에서 잘못된 서식은 파일 용량을 불필요하게 증가시킬 수 있습니다. 예를 들어, 사용하지 않는 셀의 서식이나 복잡한 테마가 이러한 문제를 유발합니다. 그런 잘못된 서식을 제거하는 방법은 다음과 같습니다:

Ctrl + A를 눌러 모든 셀을 선택합니다.
홈 탭에서 서식 지우기 옵션을 클릭한 후 서식 지우기를 선택합니다.

이러한 과정은 특히 큰 파일에서 특히 효과를 발휘하며, 클릭 몇 번으로 필요한 공간을 확보할 수 있습니다. 예를 들어, 서식을 제거하기 전과 후의 크기 비교는 다음과 같습니다.

상태	파일 크기
서식 적용 전	4.5 MB
서식 제거 후	3.2 MB

잘못된 서식 제거는 놀라운 결과를 가져옵니다. 무관한 서식이 제거되면서 데이터 처리가 훨씬 원활해지기도 합니다.

1.3 불필요한 시트 제거하기

엑셀 파일에는 종종 사용되지 않는 시트가 포함되어 있으며, 이 시트들은 용량을 증가시키는 주범입니다. 불필요한 시트를 제거하는 간단한 방법은 다음과 같습니다:

마우스 오른쪽 버튼으로 시트 탭을 클릭합니다.
시트 삭제 옵션을 선택합니다.
삭제할 시트를 확인한 후 확인 버튼을 클릭합니다.

필요 없는 시트를 정리함으로써 파일 용량이 줄어드는 예시는 다음과 같습니다.

상태	파일 크기
시트 포함 전	6 MB
시트 삭제 후	4.5 MB

이렇듯 불필요한 시트를 정리하는 것은 엑셀 파일 관리에서 필수적인 부분이며, 간단하게 구현할 수 있는 방법입니다.

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2. 데이터 정리 및 최적화

엑셀 파일의 용량을 줄이는 또 다른 중요한 방법은 데이터 자체를 최적화하는 것입니다. 중복된 데이터 정리, 불필요한 공백 제거, 수식을 값으로 변경하는 방법이 유용합니다.

2.1 중복 데이터 제거하기

데이터셋 내 중복된 데이터는 파일 크기를 증가시킬 뿐만 아니라 데이터 관리에 혼란을 초래할 수 있습니다. 중복 데이터를 제거하는 방법은 다음과 같습니다:

중복 데이터가 있는 열을 선택합니다.
데이터 탭에서 중복 제거 옵션을 클릭합니다.
중복 제거 조건을 설정하고 확인을 누릅니다.

아래는 중복 데이터 제거 전후의 데이터 수를 비교한 표입니다.

상태	데이터 수
중복 제거 전	120개
중복 제거 후	90개

중복 데이터 제거는 의외로 많은 공간을 확보할 수 있으며, 처리 속도를 향상합니다.

2.2 불필요한 공백 제거하기

불필요한 공백은 데이터 처리 속도를 저하시킬 수 있습니다. 공백을 제거하기 위해선 아래와 같은 단계를 진행합니다:

데이터가 있는 열을 선택합니다.
데이터 탭에서 텍스트를 클릭한 후 공백 제거를 선택합니다.

불필요한 공백 제거 전후의 파일 크기를 아래의 표와 같이 비교할 수 있습니다.

상태	파일 크기
공백 제거 전	3.5 MB
공백 제거 후	2.8 MB

공백 제거 역시 생각보다 많은 공간을 확보해 줄 수 있습니다. 외부에서 데이터를 가져올 때 공백이 자주 발생하며, 이 과정을 통해 불필요한 부분을 정리할 수 있습니다.

2.3 수식 대신 값으로 데이터 변경하기

엑셀 파일에 포함된 수식은 파일 크기를 더욱 증가시킬 수 있습니다. 수식을 값으로 변경하면 이를 줄일 수 있습니다. 다음 절차를 통해 진행할 수 있습니다:

수식이 있는 열을 선택합니다.
편집 탭에서 복사를 클릭한 후 우클릭하여 값으로 붙여넣기를 선택합니다.

수식 제거 전후의 파일 크기를 과대 비교할 수 있습니다.

상태	파일 크기
수식 포함 전	7 MB
수식 제거 후	4.5 MB

데이터 양이 많을수록 이러한 과정은 더 큰 효과를 발휘합니다. 수식을 제거하면서 데이터는 유지되므로 관리가 더욱 간편해집니다.

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3. 외부 링크 제거하기

엑셀 파일의 외부 링크는 파일 크기와 복잡성을 증가시킵니다. 외부 링크를 제거하는 방법은 다음과 같습니다:

데이터 탭에서 연결 옵션을 클릭합니다.
외부 링크가 포함된 항목을 선택하고 연결 삭제를 클릭합니다.

외부 링크 제거 후의 파일 크기 변화는 아래와 같을 수 있습니다.

상태	파일 크기
링크 포함 전	8 MB
링크 제거 후	6 MB

외부 링크를 제거함으로써 운영의 효율을 높이고, 불필요한 데이터를 경량화할 수 있습니다.

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4. 파일 형식 변경하기

엑셀 파일은 다양한 형식으로 저장될 수 있는데, 파일 형식을 변경함으로써 용량을 줄일 수 있습니다. 파일 형식 변경 방법은 다음과 같습니다:

파일 탭에서 다른 이름으로 저장을 선택합니다.
새로운 파일 형식을 선택한 후 저장 버튼을 클릭합니다.

형식을 변경할 때의 파일 크기 변화는 아래의 표와 같이 비교할 수 있습니다.

형식	파일 크기
XLSX 형식	5 MB
XLSM 형식 (매크로 포함)	7 MB

형식 설정에 따라 저장된 파일의 크기가 달라질 수 있으므로, 필요에 따라서 파일 형식을 조정하는 것이 중요합니다.

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결론

엑셀 파일의 용량을 줄이는 것은 중요한 과제입니다. 이를 통해 처리 속도를 향상시키고 파일 공유 및 저장을 간편하게 만들 수 있습니다. 이번 포스트에서는 엑셀 용량 줄이기를 위한 여러 가지 방법들을 제안했습니다. 이러한 방법들은 파일의 내용을 그대로 유지하며 용량을 줄이는 데 적합합니다. 엑셀을 보다 효과적으로 사용하는 방법을 배우고, 이를 통해 효율적으로 데이터를 관리하여 생산성을 높여보시기 바랍니다.

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자주 묻는 질문과 답변

질문 1: 엑셀 파일의 용량이 너무 큰 이유는 무엇일까요?
답변: 엑셀 파일의 용량이 클 수 있는 이유에는 그림, 잘못된 서식, 불필요한 시트, 중복 데이터, 불필요한 공백, 수식 등이 포함됩니다.

질문 2: 어떻게 엑셀 파일을 압축할 수 있을까요?
답변: 엑셀 파일을 압축하기 위해서는 그림 압축, 잘못된 서식 제거, 불필요한 시트 제거 등의 방법을 사용할 수 있습니다.

질문 3: 엑셀 파일의 형식을 어떻게 변경할 수 있을까요?
답변: 다른 이름으로 저장 옵션을 사용하여 원하는 파일 형식을 선택하고 저장하면 됩니다.

질문 4: 외부 링크를 제거하는 방법은 무엇인가요?
답변: 데이터 탭의 연결 옵션을 선택한 후 원하는 항목을 선택하고 연결 삭제를 클릭합니다.

질문 5: 왜 엑셀 파일의 용량을 줄이는 것이 중요한가요?
답변: 엑셀 파일의 용량을 줄이면 파일 처리 속도가 향상되고, 더 쉽게 공유하고 저장할 수 있습니다. 이를 통해 데이터 관리의 효율성을 높일 수 있습니다.